En marketing online, como en cualquier tipo de disciplina, es muy importante tener una correcta organización y optimización del tiempo de trabajo. Mucho se ha hablado de esto pero hoy os quiero mostrar cómo lo hacemos nosotros en nuestra agencia. Para mí, esta parte es fundamental y desde que he utilizado herramientas que te ayudan a organizarte y a optimizar tú también, soy mucho más productivo y además sé en qué se me ha ido el tiempo.
1ª fase. Trello + Slack
Cuando los clientes empezaron a llegar a la agencia y ya no era tan fácil la organización, optamos por utilizar Trello como gestor de proyectos y Slack como herramienta de comunicación. Con Trello puedes crear fichas que corresponden a proyectos y añadir lo que estás haciendo, lo que queda por hacer y asignar estas tareas pendientes a los distintos miembros del equipo.
Nuestra organización con Trello era la siguiente:
- Cada cliente tiene una lista de Trello
- Cada lista tiene varias tarjetas donde se apuntan las distintas tareas. Ejemplo: Linkbuilding Tier 1, linkbuilding tier 2, gestión redes sociales, cambios en la web, etc.
- Gestionar las tareas diarias por medio del calendario. Gracias a que Trello permite la opción de añadir vencimiento, se puede ir creando un calendario de tareas para que, cuando llegues un lunes a la oficina, sepas lo que tienes que hacer cada día pues lo has ido asignando.
La comunicación, como os he comentado, la llevábamos con Slack, un chat interno que es realmente interesante pues además de poder realizar una comunicación con texto tradicional, también puedes enviar archivos e imágenes.
2ª fase. Asana + Toggl + Chrome
Tras darnos cuenta de la importancia de esta organización y optimización del tiempo parasacar los proyectos de nuestros clientes a su debido tiempo y seguir la disciplina que necesitan tareas como el SEO o la gestión de una red social, seguimos profundizando sobre estas herramientas.
Nuestros amigos de PixelOnce nos recomendaron esta unión que no tiene rivales en lo que a gestión de proyectos se refiere. Con Asana, Toggl y una extensión de Google Chrome que une ambas aplicaciones web, tienes todos los proyectos y el tiempo que destinas a los mismos controlados.
Asana
Para quién no conozca Asana (pues es menos famosos que Trello), decir que es una aplicación web que lleva al siguiente nivel la organización de proyectos. Trello está bien, pero Asana cuenta con muchas más alternativas. Además, la gestión del calendario no está del todo pulida en Trello (y hay que estar cambiando fechas de vencimiento) y en Asana es muy intuitiva y eficaz.
Además, con Asana te olvidas de Slack pues ya lleva un chat integrado para que los miembros del equipo puedan dejarse mensajes sobre los productos. El nivel de gráficas y de análisis del trabajo realizado durante un periodo concreto también es muy interesante.
Toggl
Pero a Asana se le puede complementar con otras herramientas terceras y una de ellas es Toggl. Esta es perfecta para las empresas que, como la nuestra, tienen ciertos servicios que ofrece por horas. Con Toggl puedes apuntar y controlar cuánto tardas por cada trabajo. Esto se pasa a Asana por medio de una extensión de Chrome y el control del trabajo es casi perfecto.
Toggl te genere unos reportes del tiempo dedicado a hacer cada parte del trabajo, de tal forma que lo puedes enviar al cliente para que este vea por qué se han factura X horas y qué se ha hecho en esas X horas. A nivel interno también es interesante para saber en qué se te ha ido tu tiempo y cuánto tiempo han tardado tus empleados / miembros del equipo en hacer alguna tarea.
En Communityme estamos encantados con estas dos herramientas y creemos, como ya he comentado, que una correcta organización del tiempo es fundamental para ser más productivos. Tal vez Asana y Toggl sean herramientas algo más complejos para empezar a organizarse, pero con Trello no hay escusas pues es realmente sencilla. Lo mejor es que todas estas herramientas son gratuitas en sus primeras versiones y solo hay que pagar si se quiere tener un uso premium de las mismas (muchos usuarios, funciones extras, etc).
Por supuesto, estas no son las únicas herramientas que existen, lo suyo es encontrar la herramienta que mejor se adapta a las necesidades de cada uno.